Apostillar Documentos Bogota

Preguntas Frecuentes

Información importante

Antes de apostillar y de acuerdo con el tipo de documento, se deben obtener las siguientes firmas:

¿Cuáles son los requisitos previos para apostillar o que deben llevar firmas?

 DOCUMENTOS DE CARÁCTER ECLESIÁSTICO EXPEDIDOS EN BOGOTÁ

1. Firma del Párroco o del Vicario Parroquial.
2. Autenticación de la firma del Párroco o del Vicario Parroquial en la Notaria Eclesiástica Zonal o en la Cancillería del Arzobispado- Arquidiócesis de Bogotá (carrera 7 No.10 -  20 en la ciudad de Bogotá, D.C.).

DOCUMENTOS DE CARÁCTER ECLESIÁSTICO

1. Autenticación del Obispo de la respectiva Diócesis
2. Reconocimiento de la Diócesis en la Nunciatura Apostólica  (Carrera 15 No. 36 – 33)

DOCUMENTO DE OTROS CREDOS O CULTOS RECONOCIDOS POR EL ESTADO

Registro por parte del Ministerio del Interior (carrera 8 No.8-09)

DOCUMENTOS EMITIDOS POR JUECES

1. Jueces  de índole penal y de Instrucción Penal Militar: rúbrica registrada por el Tribunal Superior Militar (Av. El Dorado, Ministerio de Defensa, Oficina 530).
2. Jueces que integren la Jurisdicción Ordinaria y Juzgados Regionales: rúbrica registrada por la  Dirección Administrativa de la Carrera Judicial - Consejo Superior de la Judicatura (Calle 72 No.7-49)
3. Defensores de Familia: rúbrica registrada en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF (Avda 68 No.64-01).
4. Comisarios de Familia: Rúbrica apoyada por el Alcalde Municipal del que está suscrita

CUSTODIAS Y PATRIA POTESTAD

Los papeles referentes a la patria potestad o custodia legal de menores de edad, deben tener como origen a los Juzgados de familia o al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF-. Bajo ninguna circunstancia se aceptarán documentos provenientes de instituciones diferentes a las mencionadas anteriormente.

DOCUMENTOS DE ESTUDIO

1. Educación pre-escolar, primaria y secundaria: firmados y sellados por secretaría de educación en donde se encuentre inscrito el colegio.
2. Educación superior: Registro de la institución en el Ministerio de Educación Nacional. Oficina de Atención al Ciudadano (CAN, Avenida El Dorado).
3. Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, antes denominado Educación No formal: Reconocimiento en la Secretaría de Educación correspondiente de las citadas Instituciones  de conformidad con el Decreto 2888 de 2007. En Bogotá dirigirse a la Sección de Atención al Ciudadano  (Avenida El Dorado No. 66 -63).
4. Educación Informal: Los diplomados, seminarios y cursos de educación continuada impartidos por instituciones de educación superior que no tienen un Título formal.  Registro de la rúbrica del Rector de la Institución ante Notaría y reconocimiento de la rúbrica del Notario ante la Superintendencia de Notariado y Registro.
5. Documentos del SENA, ICFES e ICETEX. Reconocimiento de la firma en la Dirección General del Sena, del ICFES o del ICETEX, respectivamente.

DOCUMENTOS CARÁCTER CIVILES

1. Documentos emitidos por personas particulares – Poderes, declaraciones, autorizaciones, contratos

a. Reconocimiento de  la rúbrica ante Notaria. Bajo ninguna circunstancias se aceptan firmas o copias  autenticadas.  
b. Registro de la rúbrica del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. ( Calle 26 No. 13 -49 )

2. Documentos emitidos por Notarias o Registradurías – Escrituras, Registros Civiles  y certificaciones de Nacimiento, Matrimonio o defunción

a. Las copias de Escrituras y Registros Civiles deben pedirse en la Notaria y/o Registraduría donde hicieron originalmente,  o sea, donde el documento está archivado. En ningún caso se admiten fotocopias autenticadas.
b.  Si el documento tiene como origen una Notaria, también debe hacerse registro de la rúbrica del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (Calle 26 No. 13 -49)
c. Si el documento tiene como origen cualquiera de las Registradurías locales del resto del país, también debe hacerse un reconocimiento de la rúbrica del empleado público en la Registraduría Nacional del Estado Civil (Avenida Calle 26 No. 51- 50 CAN, Bogotá D.C.)
d. Si el documento es apoyado por los Inspectores de Policía o Corregidores con funciones notariales, el documento debe hacer reconocimiento de la firma del funcionario en la Registraduría Nacional del Estado Civil (Avenida Calle 26 No. 51- 50 CAN, Bogotá D.C.)

3. Copia de documentos de identificación.

a. No se admiten copias de ningún tipo. 
b. Registro de la rúbrica del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. ( Calle 26 No. 13 -49 )

4. Original o fotocopia de documentos de carácter comercial y/o privados.

a. Registro de la rúbrica ante Notaria.  

b. Registro de la rúbrica del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. ( Calle 26 No. 13 -49 )
DOCUMENTO EXPEDIDO POR OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS

Los funcionarios firmantes de los documentos emitidos por estas entidades, deben estar debidamente registrados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

COPIAS DE DOCUMENTOS GENERALES Y DE EDUCACIÓN

1. Documento original apostillado.
2. Autenticación ante Notario público  de la copia del trámite, previamente Apostillado.
3. Registro de la rúbrica del Notario Público  ante la Superintendencia de Notariado y Registro (calle 26 No.13-49).

En lo referente a las copias de trámites en general la Resolución 2201 de 1997 la Sección Sexta establece en su Artículo 15: “ARTICULO 15.- En relación con las "copias" de los documentos en general, que  el proceso a seguir será idéntico que el realizado con su original, añadiendo de modo subsiguiente el consagrado en el numeral 1 literales a) y b) del artículo 14.- de esta Resolución.
Acerca de este aspecto, sólo se admiten copias de documentos apostillados del área de educación, presentando el original debidamente apostillado.

Normalmente,  no se admiten ningún tipo de copias autenticadas de trámites civiles apostillados v.g. poderes, escrituras etc., ni de documentos expedidos por estamentos públicos, por ejemplo, los certificados de la Contraloría, o de la Procuraduría.

DOCUMENTOS CIVILES (ELABORADOS POR NOTARIOS, REGISTRADORES)

En el caso de la rúbrica de un Notario,  la Superintendencia de Notariado y Registro (Calle 26 No.13-49 segundo piso) es la encargada de validar la firma de dicho funcionario.

La registraduría nacional debe avalar la firma del registrador,  los corregidores con funciones notariales y los inspectores de policía que necesiten apostillar un documento legal.

CERTIFICACIONES DE  RESIDENCIA

Estas deben ser elaboradas por la Alcaldía Local respectiva o por el empleado nombrado por el Alcalde, por medio de un Acto Administrativo, firmado con una rúbrica reconocida en el Ministerio de Relaciones Exteriores (Alcaldes y/o delegados).

Hoy por hoy, se escribe el nombre del niño o adolescente en los documentos que certifican la residencia del adulto responsable.  No se admiten documentos de residencia en los que no se especifique relación alguna entre el menor y el adulto responsable; mucho menos si el menor no firma el documento.

TRADUCCIONES APOSTILLADAS

1.Si el papel ha sido emitido desde de un país que integra la Convención y de un idioma distinto al castellano, debe tener su apostilla respectiva al país de origen, luego un traductor oficial reconocido por el Ministerio de Relaciones Exteriores debe realizar la traducción, para facilitar su  legalización posterior.

2. En caso tal que el país lo requiera, también apostillamos la traducción del documento autentico. Si la traducción no fue hecha en Colombia, esta debe realizarse siguiendo los parámetros establecidos por el país que recibirá el documento.

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